Die Prozessanalyse verfolgt einen systematischen Ansatz zur Erfassung, Bewertung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie hilft dabei, bestehende Ist-Prozesse zu identifizieren, zu dokumentieren und zu bewerten, um Engpässe und Ineffizienzen aufzudecken und passende Lösungen zu entwickeln. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Effizienz, Effektivität und Qualität der Prozesse, sondern auch zur Verbesserung der Unternehmensleistung.
MPIT-Beratung GmbH unterstützt Sie sowohl bei der Prozessanalyse Ihres Betriebsgeschehens als auch bei der anschließenden Prozessoptimierung.
Prozessanalyse
Wie?
Kosten und Nutzen vergleichen: Weiterhin soll unbedingt ein Kosten-Nutzen-Vergleich stattfinden, ob die Prozessänderungen tatsächlich sinnvoll sind und die verursachten Kosten bei der Implementierung des Projektes nicht den erwarteten Nutzen überschreiten.
Prozesse und Prozessschritte identifizieren: Weiterhin identifiziert man die Prozesse und Prozessschritte, die verändert und angepasst werden müssen. Als Ergebnis dieser Phase sollte ein Maßnahmenkatalog pro Prozess/Prozessschritt erstellt werden.
Priorisieren: Wenn die Prozesse, welche optimiert werden sollen, und die Maßnahmen abgestimmt und bekannt sind, werden diese priorisiert.
Dokumentieren: anschließend werden alle Änderungen dokumentiert. Die Dokumentation von Änderungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und zukünftige Anpassungen reibungslos umgesetzt werden können.
Methoden
Prozess-Portfolio-Diagramme machen Zusammenhänge und Unterschiede von Sachverhalten sichtbar. Die wichtige Unternehmensprozesse werden in einer Matrix bewertet und dargestellt.
Bei einer SWOT-Analyse werden zuerst Strenghts (die Stärken) und Weaknesses (Schwächen) des Prozesses bestimmt, danach die Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) für die Zukunft abgeschätzt.
Ishikawa-Diagramm (auch: Ursache-Wirkungs-Diagramm) ist ein Hilfsmittel, das in der Analyse von Prozessen und der Sicherstellung von Qualität eingesetzt wird, um die Gründe für ein spezifisches Problem oder eine unerwünschte Auswirkung zu ermitteln.
Prozessanalyse
Wie?
Um eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse eines Unternehmens
durchzuführen, beinhaltet der Prozess normalerweise mehrere Schritte, die je nach Unternehmen variieren können. Jedoch gibt es eine bestimmte Struktur, die auf das jeweilige Unternehmen und die angestrebten Ziele abgestimmt werden kann:
Ziele definieren: Zuerst müssen die Ziele, welche zu erreichen sind, definiert werden
Analysebedarf prüfen: Als nächstes wird untersucht, ob es Verbesserungspotenziale gibt. Diese werden dann auf Zielsetzung geprüft.
Methodenauswahl: In dieser Phase bestimmt man, welche Methoden für die Erreichung der festgelegten Ziele geeignet sind und wie man weiter vorgeht.
Methoden
Drei gängigsten Methoden der Prozessanalyse
Methoden, die sich besonders gut dazu eignen, komplexe Abläufe zu beschreiben und Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale zu erkennen:
Prozess-Portfolio-Diagramm
SWOT-Analyse